Privacybeleid Arkite NV

1. DOEL VAN DIT PRIVACYBELEID

Arkite NV, met maatschappelijke zetel te C-Mine12, 3600 Genk, België en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0865.543.569 (hierna “Arkite “) waardeert het recht op privacy en verbindt zich ertoe alle persoonsgegevens op een veilige, beveiligde, ethische en transparante manier te verzamelen, te verwerken en te gebruiken.

Arkite gaat daarom uit van het principe dat iedereen controle moet hebben over zijn persoonsgegevens. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens Arkite verzamelt, waarom, hoe lang en hoe u deze kunt controleren.

Door ons uw informatie te verstrekken, bevestigt u dat u de inhoud van dit Privacybeleid hebt aanvaard, dat bedoeld is om u te helpen begrijpen welke persoonsgegevens wij over u verzamelen (hierna “uw persoonsgegevens”), waarom wij die verzamelen en wat wij ermee doen. Verwijzingen naar persoonsgegevens in dit Privacybeleid omvatten alle informatie die u direct of indirect identificeert.

Deze Privacy Policy is van toepassing op al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige) en op alle bezoekers van de Arkite website(s).

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“Algemene Verordening Gegevensbescherming”), de wet van 8 december 1992 (“Privacywet”), de wet van 13 juni 2005 (“Elektronische Communicatiewet”) en de bijbehorende uitvoeringsbesluiten, alsmede alle toekomstige wijzigingen daarvan, regelen de bescherming van uw persoonsgegevens.(hierna respectievelijk “de GDPR” en “de toepasselijke wetgeving”).

2. WIE CONTROLEERT UW PERSOONSGEGEVENS?

“Persoonsgegevens”: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-identificatiecode of van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die Arkite verzamelt en verwerkt, betreffen voornamelijk de gegevens die klanten zelf invoeren via de verschillende pagina’s van onze website(s) en die Arkite verkrijgt door uw gebruik van onze website(s) en/of onze producten en/of diensten.

Tenzij anders vermeld in dit Beleid, treedt Arkite op als Gegevensbeheerder van uw persoonsgegevens, en is dus verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In deze hoedanigheid bepaalt Arkite zowel de doeleinden (“waarom”) als de essentiële middelen (“hoe”) van de verwerking van uw persoonsgegevens.

Dit doet niets af aan het feit dat de klant een aantal verplichtingen heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens die de klant in staat stelt gebruik te maken van de producten en diensten van Arkite. In deze hoedanigheid dient de klant steeds, waar nodig, de wettelijk vereiste machtigingen van de eindgebruikers te verkrijgen voor de verwerking van hun persoonsgegevens door Arkite, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de producten en diensten van Arkite.

3. HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN EN VERWERKEN

3.1 Persoonsgegevens die wij over u verzamelen

Omdat gegevensbescherming voor ons van groot belang is, willen wij open en transparant blijven over welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij die willen gebruiken.

Als algemene regel geldt dat Arkite uw persoonsgegevens alleen verzamelt indien dit noodzakelijk is voor het onderhouden van onze relatie met u als zakelijk contact en als (potentiële) klant. Afhankelijk van uw precieze relatie met ons, zowel nu als in de toekomst, kan Arkite dus de volgende soorten persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bekendmaken (d.w.z. verwerken): contactgegevens, zoals uw naam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer en postadres voor facturerings- en leveringsdoeleinden.

3.2 Automatisch verzamelen van persoonsgegevens

In sommige gevallen gebruiken Arkite en haar dienstverleners cookies, web beacons en andere technologieën om automatisch bepaalde soorten informatie te verzamelen wanneer u ons online bezoekt, evenals via e-mails die wij kunnen uitwisselen. Het verzamelen van deze informatie stelt ons in staat uw online ervaring aan te passen, de prestaties, bruikbaarheid en doeltreffendheid van Arkite’s online aanwezigheid te verbeteren en de doeltreffendheid van onze marketingactiviteiten te meten.

1. IP-adressen

Een IP-adres is een nummer dat aan uw computer of internetapparaat wordt toegekend wanneer u het internet opgaat. Het stelt computers en servers in staat elkaar te herkennen en met elkaar te communiceren. IP-adressen waarvan bezoekers afkomstig lijken te zijn, kunnen worden geregistreerd voor beveiligings- en systeemdiagnosedoeleinden. Deze informatie kan ook in geaggregeerde vorm worden gebruikt om websitetrends en -prestaties te analyseren.

2. Cookies

Een “cookie” is een klein stukje tekst dat een website in de browser plaatst of er kunnen cookies op uw computer of internetapparaat worden geplaatst wanneer u ons online bezoekt. Dit stelt de site in staat uw computer of apparaat te onthouden en dient een aantal doelen. Voor meer informatie over cookies, gelieve ons Cookiebeleid te lezen.

3. Webbakens

Een webbaken is een klein afbeeldingsbestand op een webpagina dat kan worden gebruikt om bepaalde informatie van uw computer te verzamelen, zoals een IP-adres, het tijdstip waarop de inhoud werd bekeken, een browsertype en het bestaan van cookies die eerder door dezelfde server zijn geplaatst. Arkite gebruikt web beacons alleen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

4. Op locatie gebaseerde instrumenten

Arkite kan de geografische locatie van uw computer of mobiele apparaat verzamelen en gebruiken. Deze locatiegegevens worden verzameld om u informatie te kunnen verstrekken over diensten waarvan wij denken dat ze voor u interessant kunnen zijn op basis van uw geografische locatie, en om onze locatiegebaseerde producten en diensten te verbeteren.

5. Sociale media

Andere informatie die wij verzamelen kan afhankelijk zijn van de privacy-instellingen die u hebt ingesteld bij uw sociale-mediaprovider, dus gelieve de privacyverklaring of het privacybeleid van de toepasselijke dienst te raadplegen.

3.3 Rechtsgronden voor verwerking

Volgens de toepasselijke wetgeving mogen persoonsgegevens alleen worden verzameld en verwerkt op basis van een beperkt aantal rechtsgronden. Bij Arkite baseren wij ons op een van de volgende grondslagen om uw persoonsgegevens te verwerken:

  1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u (bijv. voor het verwerken van uw betalingsgegevens wanneer u softwarelicenties van ons koopt); of
  2. Wettelijke verplichtingen waaraan Arkite is onderworpen (bijv. medische voorschriften en traceerbaarheidseisen); of
  3. Legitieme belangen van Arkite (Wanneer Arkite hier een gerechtvaardigd belang bij heeft, zoals bijvoorbeeld, in voorkomende gevallen, direct marketing, fraudepreventie, intern administratief beheer of het bewaken van een adequate netwerk- en informatiebeveiliging, waarbij wij altijd streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene); of
  4. Uw uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming (bijv. wanneer u een proeflicentie voor onze softwareproducten aanvraagt).


3.4 Doelstellingen

Om een aanvraag voor onze producten en diensten te verwerken.

Als u onze website bezoekt om informatie over onze producten en diensten te verzamelen en/of aan te vragen, of als u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor de nieuwsbrief van Arkite, dan heeft Arkite uw adresgegevens nodig. Alle informatie die Arkite tijdens deze precontractuele fase over u ontvangt, zal door Arkite uitsluitend worden gebruikt om u de gevraagde informatie te verstrekken, op de manier die u wenst. Daarnaast zal Arkite, indien u uiteindelijk besluit klant te worden bij Arkite, u om een aantal persoonsgegevens vragen, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en klantnummer, en zal Arkite ook bepaalde gegevens aan u toekennen, zoals inloggegevens.

Om informatie te verstrekken over (nieuwe) producten en diensten van Arkite.

Arkite kan persoonsgegevens gebruiken om (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe producten, diensten of speciale promoties aan te bieden waarvan Arkite denkt dat ze voor u interessant kunnen zijn. Natuurlijk kunt u zich afmelden voor dit soort berichten.

Om de beste service te bieden en te informeren over gebruiksmogelijkheden.
Arkite gebruikt persoonsgegevens voor het opzetten, onderhouden en ondersteunen van producten en diensten, en voor administratieve doeleinden.

Om de prestaties te volgen.
Wij zijn altijd op zoek naar manieren om onze producten en diensten slimmer, sneller, veiliger, geïntegreerder en nuttiger te maken. We gebruiken informatie en collectieve learnings (inclusief feedback) over hoe mensen onze producten en diensten gebruiken om problemen op te lossen, trends, gebruik, activiteitspatronen en gebieden voor integratie te identificeren en om onze Diensten te verbeteren en nieuwe producten, functies en technologieën te ontwikkelen waar onze gebruikers en het publiek baat bij hebben.

Arkite kan persoonlijke gegevens en consumentenprofielen gebruiken om haar producten en diensten te evalueren. Dit omvat onder meer: het vragen van feedback over diensten (bijvoorbeeld via marktonderzoek), gegevens die zijn verkregen bij de beantwoording van vragen van klanten, opsporing van fraude en kwaliteitsborging.

Om studies, tests en statistieken bij te houden, ook voor trendanalyse.
Arkite kan anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van haar diensten. De gegevens die hiervoor worden gebruikt, kunnen niet tot een specifiek individu worden herleid. De informatie die Arkite uit deze analyses haalt, wordt gebruikt om de huidige producten- en dienstenportefeuille en de processen van Arkite te evalueren, en aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.
Omdat het verlenen van technische ondersteuning en het efficiënt afhandelen van klachten en vragen noodzakelijk is voor het leveren van onze producten en diensten, begrijpt en erkent u dat wij persoonsgegevens kunnen verwerken, zoals uw naam, contactgegevens, klantnummer en IP-adressen, evenals alle andere persoonsgegevens waarmee wij in contact kunnen komen tijdens het verlenen van klantondersteuningsdiensten.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
In veel gevallen is Arkite wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te bewaren en/of aan overheidsinstanties te verstrekken, bijvoorbeeld in het kader van algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politieel of gerechtelijk onderzoek kan Arkite ertoe verplicht worden bepaalde gegevens op vertrouwelijke wijze aan de bevoegde autoriteiten mee te delen.

4. HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

Arkite verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens op een wettige, eerlijke en transparante manier te verwerken. De werknemers van Arkite zijn opgeleid om op een correcte manier met vertrouwelijke gegevens om te gaan. In het geval van privacygevoelige projecten wordt ook een beoordeling gemaakt met betrekking tot de beveiliging en de bescherming van persoonsgegevens.

Dienovereenkomstig garanderen wij dat elke verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot wat noodzakelijk, toereikend en ter zake dienend is om de doeleinden te bereiken waarvoor uw persoonsgegevens werden verzameld. Bovendien zal Arkite geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens gebruiken wanneer dat mogelijk en technisch haalbaar is, bijv. voor klantenondersteuning, interne statistieken of financiële rapportagedoeleinden.

Omdat de bescherming van uw persoonsgegevens voor ons van essentieel belang is, zet Arkite zich ook in voor de bescherming van de systemen waarin uw persoonsgegevens worden bewaard. Daarom hebben wij in samenwerking met onze dienstverleners passende technische en organisatorische maatregelen vastgesteld en geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, onwettig gebruik, onopzettelijk verlies, beschadiging of vernietiging. Zo kunt u erop vertrouwen dat uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt op een strikt “need to know”-basis, wanneer dat nodig en passend is.

Omdat wij ons er ten volle van bewust zijn dat bedreigingen evolueren en diversifiëren en omdat wij uw vertrouwen door de jaren heen willen behouden, verbinden wij ons ertoe onze veiligheidsmaatregelen en infrastructuur regelmatig te herzien en bij te werken, teneinde de operationele risico’s te beperken en onze veiligheidsprogramma’s op peil te houden volgens de laatste in de sector aanvaarde normen en beste praktijken.

5. EXTERNE PARTIJEN MET WIE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS KUNNEN DELEN

Arkite zal in geen geval uw persoonsgegevens aan derden verkopen.

Aan onze rechtsopvolgers en andere bedrijven binnen de Arkite groep.
Arkite geeft persoonsgegevens door aan eventuele rechtsopvolgers en gelieerde ondernemingen (zoals dochter- en zusterondernemingen) voor dezelfde doeleinden als die welke in dit Privacybeleid zijn vermeld.

Waar nodig voor onze dienstverlening.
Indien dit relevant en noodzakelijk is voor het doel van de verwerkingsactiviteit, kan het evenwel nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens meedelen aan geschikte derde ontvangers die daarvan op de hoogte moeten zijn (bv. financiële instellingen, om uw betalingsgegevens te verifiëren en omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract).

Wanneer dat nodig is om een aanvraag voor onze producten en diensten te verwerken.
Wij werken met derden (“wederverkopers”) die advies, verkoop, ondersteuning en technische diensten verlenen om oplossingen voor klanten rond onze producten en diensten te leveren en te implementeren. Wij kunnen uw informatie delen met deze derden in verband met hun diensten, zoals hulp bij facturering en incasso, om gelokaliseerde verkoop en technische ondersteuning te bieden, en om aanpassingen op maat te leveren.

In elk geval zal Arkite de toegang tot en de overdracht van uw persoonsgegevens beperken tot vertrouwde derde ontvangers, die blijk geven van een passend niveau van gegevensbescherming.

Bovendien zullen, telkens wanneer uw persoonsgegevens extern worden doorgegeven, hiervoor strikte gegevensverwerkingsovereenkomsten worden gesloten. Voor alle derden, met uitzondering van Resellers, blijft Arkite de Gegevenscontroleur en treden de betrokken derden-ontvangers op als Gegevensverwerkers. Dientengevolge zullen de derde-ontvangers met wie wij uw persoonsgegevens kunnen delen, verplicht zijn om alle persoonsgegevens te wissen of aan Arkite terug te geven na het einde van de levering van Diensten in verband met de verwerkingsactiviteit, en alle bestaande kopieën te wissen (tenzij deze derde-ontvangers zelf wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens verder te bewaren). Met wederverkopers worden wij gezamenlijk verantwoordelijken voor de gegevensverwerking.

6. INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Arkite heeft haar hoofdzetel in België.

Voor zover uw persoonsgegevens moeten worden doorgegeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) dat geen passende bescherming van persoonsgegevens biedt, zal Arkite passende waarborgen invoeren die een beschermingsniveau bieden dat ten minste gelijkwaardig is aan de in dit Privacybeleid vervatte normen.

Arkite blijft dus verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en neemt de nodige maatregelen om de verwerking daarvan te beschermen door een beroep te doen op adequate mechanismen voor gegevensoverdracht, zoals Standard Contractual Clauses of het EU-U.S. Privacy Shield.

7. HOE LANG WE UW PERSOONLIJKE GEGEVENS BEWAREN

Als algemene regel geldt dat Arkite uw persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor wij deze in eerste instantie hebben verzameld. Op basis van het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt en de doeleinden van de verwerking, kunnen de feitelijke bewaartermijnen echter aanzienlijk verschillen. Daarnaast zijn er wetten en sectorale regelingen van toepassing waarin minimumtermijnen voor de bewaring van persoonsgegevens zijn vastgesteld.

Behalve wanneer wij uw persoonsgegevens moeten bewaren voor statistische doeleinden, om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen of voor zover wij wettelijk verplicht zijn een kopie van uw persoonsgegevens te bewaren, zal Arkite uw persoonsgegevens veilig verwijderen of permanent anonimiseren zodra wij aan het oorspronkelijke verwerkingsdoel hebben voldaan en verdere bewaring van uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is.

De effectieve bewaartermijn die op uw persoonsgegevens van toepassing is, hangt af van de vraag of wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van een contractuele relatie met u of op basis van uw uitdrukkelijke toestemming; of wij de persoonsgegevens verwerken voor onze eigen gerechtvaardigde belangen, of dat Arkite wettelijk verplicht is om de persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren of om aan specifieke wettelijke verplichtingen te voldoen.

8. UW RECHTEN ALS BETROKKENEN

Hoewel Arkite technisch gezien de Gegevenscontroleur is, blijft de uiteindelijke controle over uw persoonsgegevens te allen tijde bij u berusten, op voorwaarde dat u ons een bewijs van uw werkelijke identiteit verstrekt.

Bijgevolg, en voor zover u niet reeds over de informatie beschikt, het verzoek niet kennelijk ongegrond of buitensporig is, of indien het voldoen aan uw verzoek niet onredelijk moeilijk lijkt, zal Arkite uw verzoek zonder kosten, zonder onnodige vertraging, en in ieder geval binnen één maand na ontvangst behandelen. Wij hebben het recht deze termijn met twee extra maanden te verlengen indien voor de afhandeling van uw verzoek meer tijd nodig is. In dat geval wordt u op de hoogte gehouden van de onderliggende redenen.

8.1 RECHT VAN TOEGANG
U hebt het recht om toegang te vragen tot een kopie van de persoonsgegevens die wij momenteel over u bewaren, in een algemeen gebruikt formaat, en om informatie te verkrijgen over de verwerking, met inbegrip van de vraag of wij uw persoonsgegevens verwerken met het oog op profilering.

8.2 RECHT OP CORRECTIE
Indien u een fout in uw persoonsgegevens opmerkt, kunt u ons verzoeken de onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of uw persoonsgegevens aan te vullen. Arkite zal elke derde ontvanger met wie wij uw persoonsgegevens hebben gecommuniceerd, van uw verzoek op de hoogte stellen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost.

8.3 RECHT OP WISSEN
In de mate dat (i) uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel, ii) de verwerking gebaseerd was op uw toestemming en u deze hebt ingetrokken, of iii) u reeds bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, heeft u het recht om te verzoeken dat uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging uit onze systemen worden gewist en dat wij derde ontvangers aan wie wij uw persoonsgegevens hebben verstrekt, van dit verzoek op de hoogte brengen, tenzij dit laatste onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost.

8.4 BEPERKING VAN DE VERWERKING
Indien u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist, hebt u het recht ons te verzoeken de verwerking daarvan te beperken voor de duur die nodig is om de juistheid in onze systemen te verifiëren. U kunt ons ook verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tot de loutere opslag ervan, voor zover wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor onze verwerkingsdoeleinden, maar u ze wel nodig hebt voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen. Indien Arkite uw persoonsgegevens bekendmaakt aan derde ontvangers, zullen wij hen in redelijke mate op de hoogte brengen van uw verzoek.

8.5 RECHT VAN VERZET
U hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Arkite op basis van ons gerechtvaardigd belang.

8.6 GEGEVENSOVERDRAAGBAARHEID
Indien technisch haalbaar, kunt u Arkite verzoeken de persoonsgegevens die wij momenteel over u bewaren, te exporteren in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en eisen dat wij uw persoonsgegevens overdragen aan een ander bedrijf van uw keuze.

Wijzigingen in ons privacybeleid

Arkite kan dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen om onze huidige privacypraktijken weer te geven. Wanneer wij wijzigingen aanbrengen in dit beleid, zullen wij de datum “bijgewerkt” bovenaan deze pagina aanpassen. Wij raden u aan dit Privacybeleid regelmatig door te nemen om op de hoogte te blijven van de wijze waarop Arkite uw gegevens beschermt.

Als wij belangrijke wijzigingen aanbrengen in de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, zullen wij dit duidelijk maken via onze website.

10. FUNCTIONARIS VOOR GEGEVENSBESCHERMING

Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens en uw rechten, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@arkite.com. Indien u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw verzoek hebben behandeld, hebt u het recht te verzoeken om beperking van ons gebruik van uw persoonsgegevens en een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens in het land waar u woont.